In den letzten Jahren hat sich viel in der Welt der Datenverarbeitung getan. Es gibt mittlerweile eine Vielzahl an Möglichkeiten und Tools um Daten wie Rechnungen, Angebote oder Kosten zu planen, zu verwalten und zu analysieren. Folgend ein Überblick über die Evolution dieser Möglichkeit anhand des Beispiels der Rechnungsplanung für ein kleines Beratungsunternehmen.
Fallbeispiel: Rechnungsplanung
Jedes Unternehmen muss Rechnungen erstellen und dabei auf einige Details achten. Dieser scheinbar einfache Prozess wird oft unterschätzt. Das Rechnungsmanagement ist am Anfang vor allem für Einzelunternehmen noch überschaubar aber mit zunehmender Größe des Unternehmens wird es rasch komplizierter den Überblick zu behalten.
Als Co-Gründer des KMUs ESG Plus GmbH kenne ich die Herausforderungen und des Rechnungsmanagements sehr gut und konnte in den vergangenen 10 Jahren mit gezielten Maßnahmen den Prozess laufend optimieren und an die immer weiter steigenden Anforderungen anpassen. Im folgenden gebe ich einen Überblick über die wesentlichen Aufgaben und Herausforderungen, die wir in den vergangenen 10 Jahren erlebt haben und wie dieser Prozess optimiert werden kann.
Die Aufgaben
Im grundsätzliche Rechnungsmanagement ist darauf achten, dass
- Die Rechnungsnummer eindeutig und fortlaufend ist
- Der Betrag stimmt
- Die Rechnung an die korrekte Adresse gerichtet ist
- Die korrekte MWSt. verrechnet wird (20 %, 19 %, Reverse-Charge)
- Wurde die Rechnung bezahlt
Mit zunehmenden Kunden wird das Mahnwesen immer wichtiger. Bei vielen Aufträgen müssen Unternehmen in die Vorleistung gehen und wenn Rechnungen nicht pünktlich bezahlt werden, kann es kritisch für die Liquidität werden. Eine verspätete Zahlung kommt häufiger vor als man am Anfang vielleicht denkt und es liegt oft kein Problem mit der Rechnung vor. Der Kunde hat vielleicht einfach nur vergessen die Rechnung weiterzuleiten oder es fehlt eine Freigabe eines oder einer Vorgesetzten. Eine Erinnerung an die Rechnung wirkt hier bereits oft Wunder.
Das Mahnwesen muss dabei die Fragen beantworten können:
- Welche Rechnung ist überfällig
- Wurde bereits eine Erinnerung oder Mahnung gesendet
- Wurden Verzugszinsen und/oder Mahnspesen verrechnet.
Ein weiteres Aufgabenfeld ist die Analyse der Ausgangsrechnungen. Wenn man weiß, welche Unternehmen häufig zu spät zahlen, kann man hier früher Erinnerungen senden. Wenn mehrere Produkte oder Produktschienen angeboten werden, können aus den Ausgangsrechnungen auch abgeleitet werden, welche Produkte sich besonders gut verkaufen oder welche rückläufig sind. Aus Sicht des Klumpenrisikos ist es auch wichtig zu wissen, welche Kunden, den größten Teil des Umsatzes ausmachen.
Das Rechnungsmanagement beginnt zwar klein, es ist aber die Basis für viele weitere wesentliche Prozesse und Auswertungen für die laufende Führung der Geschäfte.
Die Herausforderungen
- Rechnungsnummern eindeutig vergeben.
- Überblick über den Status behalten (Bezahlt, Verspätet, Gemahnt)
- Kundenstammdaten aktuell halten
- Stornorechnungen
Lösung 1: Verteilte Excel-Spreadsheets
Der klassische Beginn sind einzelne Excel-Spreadsheets in den einerseits die einzelnen zentral Rechnungen geplant werden. In einem weiteren File befinden sich die aktuellen Kundendaten mit deren Namen, Anschrift, Ansprechpartner und UID.
Dieser Ansatz ist schnell aufgesetzt, einfach zu handhaben und daher der übliche Startpunkt für ein Unternehmen.